В нашей Компании есть один чрезвычайно активный и инициативный руководитель. Он просто фонтанирует идеями и проектами, принимает под свое управление любые подразделения или участки, не зависимо от того, понимает ли их предназначение и суть работы или нет.

После яркого старта большинство активностей постепенно сходят на нет. В случаях, когда какие-то проекты были анонсирован настолько ярко, что руководство о них не забывает и периодически интересуется статусом реализации, то они (проекты) по мотивированному обращению инициатора передаются в смежное подразделение и уже новому проджект-менеджеру предстоит нести ответственность за неизбежную неудачу.

Однажды, столкнувшись с результатами ошибок и некомпетентности в собственном подразделении, когда зачем-то был выплачен 100% аванс по пост оплатному договору, а после того, как оплаченный товар не поступил, образовалась дебиторская задолженность, наш активист выступил с очередным предложением: «А давайте поручим работу с дебиторской задолженностью службе безопасности?». Под одобрительные возгласы виновных в ее появлении, решение было утверждено.

В службе безопасности (СБ) работали опытные сотрудники, поэтому, они подошли к решению проблемы комплексно. Ведь до того момента, когда дебиторская задолженность (ДЗ) становится безнадежной, она сначала бывает сверхнормативной (выходящей за временные рамки, установленные договором) и проблемной.

При этом, следует оговориться, что сам по себе факт наличия ДЗ не является проблемой, она может возникать в результате осознанных решений участников коммерческой деятельности.

Например, по договорам

·      где мы выступаем в роли покупателя – оплатили товар (услугу) и ждем его (ее) поступления (оказания);

·      где мы выступаем в роли поставщика – мы отгрузили товар (оказали услугу) и ожидаем оплату.

В первом случае, контролировать ДЗ может менеджер договора, финансист и бухгалтер, во втором – менеджер договора и бухгалтер. Роли СБ на этом этапе нет и не должно быть.

В случае, если плановые сроки платежей нарушаются, менеджерам договоров необходимо принять меры, а контролерам просигнализировать об отклонении.

Когда этого не происходит или предпринятые действия оказываются не эффективными, ДЗ превращается в сверхнормативную с тенденцией превратиться в проблемную.

В рассматриваемом случае, получилось во что:

1. Договор на поставку товара на условиях предоплаты заключен с ИП, который своих обязательств не исполнил и в последующем ушел в процедуру банкротства.

        На стадии проверки контрагента, службой безопасности ему был присвоен высокий риск взаимодействия, который был принят функциональным руководителем, на момент реализации риска в Компании уже не работающий.

        2. Договор поставки предусматривал частичное авансирование, но из-за ошибки исполнителя, была произведена 100% предоплата. Товар не поступил, задолженность сохраняется.

        3. Договор поставки предусматривал частичное авансирование. После заказа первой партии товара, несмотря на то, что в установленный срок он не поступил, линейным менеджером была заказана и частично оплачена следующая поставка.

        4. Минуя стандартную процедуру проверки, контрагенту отгружен товар на условиях пост оплаты, которая не поступила. Со стороны исполнителя в течение длительного времени не было принято никаких мер для разрешения ситуации, проблема замалчивалась.

        5. Из-за несогласованности смежных подразделений, товар отгружен контрагенту по договору, предусматривающему предоплату, до ее поступления.

На основе описанных кейсов, а также аналитическим путем установлено, что причинами возникновения ДЗ, чаще всего становятся:

·      некачественная проверка потенциального контрагента на риски взаимодействия;

·      игнорирование установленного высокого (повышенного) риска взаимодействия менеджментом;

·      необоснованное применение предоплатой формы расчетов (излишний оптимизм и пренебрежение мерами должной осмотрительности);

·      отсутствие контроля за исполнением договорных обязательств со стороны линейных менеджеров и их руководителей;

·      неэффективность контроля за накоплением дебиторской задолженности со стороны финансового контроля и бухгалтерии предприятия;

·      несвоевременное принятие мер по взысканию накапливающейся задолженности контрагентов в досудебном порядке.

Наличие сверхнормативной дебиторской задолженности, в большинстве случаев, является следствием упущений в организации договорной работы, начиная с момента выбора контрагента (поставщика), определения формы расчетов и заканчивая приемкой работ или услуг.

Предпосылки к ее возникновению и накоплению  могут складываться на всех этапах договорного взаимодействия, а, следовательно, и защитно-профилактические мероприятия должны быть зашиты на каждом из них.

· Определение потребности в закупке/реализации товаров или услуг

– формирование бизнес-кейса – обоснование инициатором целесообразности операции, предварительный расчет себестоимости, издержек и ожидаемой маржинальности;

– согласование бизнес-кейса – подтверждение профильными руководителями достоверности расчетов (каждый по своему направлению) и наличия необходимых ресурсов (временных, трудовых, финансовых…) для реализации проекта;

Как правило, согласующие являются членами постоянно действующего комитета, состав и полномочия которого закреплены соответствующим Положением или Регламентом.

– утверждение бизнес-кейса – решение вышестоящего руководителя о проведении или отказе в проведении предлагаемой коммерческой операции (положительное решение только при получении всех согласований).

На данном этапе[1] безопасность планируемой сделки обеспечивается комплексным и коллегиальным рассмотрением вопроса. Для инициатора исключается возможность получить санкцию руководителя на проведение операции в приватной беседе или только благодаря дару убеждения.

Тем самым снимается/снижается риск принятия поспешных и непродуманных решений.

Для плановых или регулярных закупок/реализаций бизнес-кейс может согласоваться единовременно на весь планируемых период, делать это для каждой операции не целесообразно.

· Заявка на проведение закупки

– подготовка технического задания (ТЗ) – инициатор описывает ключевые характеристики требуемого товара либо минимальные условия реализации, обеспечивающие маржинальность сделки;

– проверка технического задания – подтверждение профильными специалистами, что товар с заказанными характеристиками существует, условия реализации выполнимы, а предъявляемые требования не содержат уникальных признаков или ограничений, которым отвечает лишь один партнер или иным способом необоснованно сужающих круг потенциальных участников.

Для оценки коррупционных рисков, описанных во втором пункте, могут привлекаться эксперты СБ.

· Выбор поставщика

– предварительная квалификация участников – компании и организации, желающие принять участие в операции, заявляют об этом и предоставляют установленный организатором пакет документов, на основании которых производиться оценка рисков взаимодействия с ними;

– квалификация участников – потенциальные контрагенты, отвечающие требованиям, допускаются к участию в конкурсе;

– сбор коммерческих предложений (КП) – квалифицированные участники, направляют свои КП в виде защищенных архивов в адрес организаторов, а пароли к архивам в адрес сотрудника СБ;

– фиксация поступивших КП – вскрытие архивов и формирование протокола закупочного мероприятия производится совместно организатором и сотрудником СБ;

– проверка КП – техническая часть поступивших КП предъявляется инициатору закупки для проверки на предмет соответствия требованиям, указанным в ТЗ. Финансовая остается закрытой он него;

 – выбор победителя – по совокупности рассмотрения технической и финансовой частей коммерческих предложений, тендерным комитетом (состав и полномочия которого закреплены соответствующим Положением или Регламентом) определяется контрагент, предложивший наилучшие условия;

– информирование – инициатору закупки передается информация о победителе конкурса для заключения договора. 

Обезличенный формат проведения торгов и исключение инициатора из процесса выбора победителя, обеспечивают объективность процедуры и снижает коррупционные риски, которые в последующем могли реализоваться в том числе и в виде проблемной ДЗ.

· Заключение договора

– согласование проекта осуществляется по стандартной процедуре Компании, но при этом дополнительно проверяется, соответствие условий договора, техническому заданию и коммерческому предложению (на кого возложена обязанность такой проверке закрепляется в соответствующем Положении или Регламенте);

– подписание договора – после получения полного комплекта виз согласующих.

· Администрирование договора

– менеджер договора осуществляет контроль исполнения взаимных обязательств, включая платежи, соблюдение сроков поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, соблюдения гарантийных обязательств, надлежащее оформление документов об исполнении договора, подписание актов об оказанных услугах, выполнении работ, товарных и транспортных накладных и иных документов;

– сотрудники финансового контроля и бухгалтерии на регулярной основе контролируют состояние дебиторской задолженности контрагентов, выявляет сверхнормативную, информирует об этом менеджеров договоров для принятия мер.

Содержание и периодичность контролей, а также ответственность за их соблюдение закрепляются в соответствующем Положении или Регламенте

· Работа со сверхнормативной дебиторской задолженностью

– менеджер договора – взаимодействует с контрагентом для установления причин возникновения ДЗ и сроков ее погашения, для исключения ошибок в учете проводится сверка расчетов; в случае отсутствия конструктивной обратной связи и положительной динамики, приостанавливает все оплаты (отгрузки) в адрес должника; информирует юридический отдел и службу безопасности;

– сотрудник юридической службы – инициирует претензионную работу с компанией-должником; в случае отсутствия конструктивной обратной связи и положительной динамики, готовит судебный иск о взыскании ДЗ;

– сотрудник службы безопасности – принимает меры по установлению фактического финансового состояния контрагента-должника и его активов, которые могли бы быть обращены на взыскание ДЗ; после получения судебного решения взаимодействует с Банками и Судебными приставами по его реализации. Если в действиях должника усматриваются признаки мошенничества (заведомый умысел не неисполнение договорных обязательств) или иных противоправных действий, то подается заявление в правоохранительные органы с последующим мониторингом хода и результатов расследования.

Кто должен заниматься возвращением дебиторской задолженности – вопрос дискуссионный. В одних Компаниях это служба безопасности, в других – юридический отдел, в-третьих – специально созданной подразделение или вообще аусорс (коллекторские агентства).

Но в любом случае, чтобы не пришлось много возвращать, целесообразно сократить возможности для возникновения и накопления сверхнормативной дебиторской задолженности, не давая ей превратиться в проблемную и, тем более, бенадежную.

 [1] Здесь и далее – курсивом выделены меры по профилактике возникновения сверхнормативной ДЗ.

Автор: Алексей Швецкий, Член ICSA (Международная Ассоциация Корпоративной Безопасности)

* Данный материал опубликован в журнале “Директор по безопасности” №07-2024