Служебные проверки являются неотъемлемой частью работы многих организаций и предприятий. Они направлены на обеспечение эффективности работы персонала, контроля за исполнением рабочих обязанностей и предотвращения возможных нарушений. В данной статье мы рассмотрим основные аспекты служебных проверок: кто является их инициатором, какие могут быть основания для проведения проверок, как оформляются итоговые результаты и какие решения допускается принимать после проведения проверочных мероприятий. Исполнение решений: Какое подразделение или должностное лицо отвечает за исполнение принятых решений? Каковы последствия, если расследование не выявило виновных или причин инцидента?

Для начала необходимо определиться с какими целями проводится служебная проверка или расследование. Достаточно часто эти понятия взаимозаменяемы, в одних организациях проводимые проверочные мероприятия объединяют под формулировкой «расследования», в других «проверки».

Иногда даже некоторые руководители, пытаясь выглядеть образованнее, задают подчиненным вопрос: «в чем разница служебной проверки и служебного расследования». Подчиненные пытаются найти ответ, в том числе и опираясь на свой предыдущий правоохранительный опыт, и часто дают расплывчатые и неопределенные ответы. Обычно из предположения, что расследование — это более развернутая проверка.

Дать однозначный ответ на вопрос о терминах «служебное расследование» и «служебная проверка» в рамках общего трудового законодательства затруднительно. Это связано с тем, что действующий Трудовой кодекс РФ не содержит легальных определений данных понятий и не устанавливает унифицированной процедуры для таких мероприятий в отношении большинства работников.

Исключения составляют лишь отдельные нормы:

— Статья 247 ТК РФ, обязывающая работодателя провести проверку для установления размера причиненного работником ущерба и обстоятельств его возникновения.

— Глава 36.1 ТК РФ, регламентирующая порядок расследования несчастных случаев на производстве.

Однако эти положения применимы только к трудовым отношениям с наемными работниками коммерческих и некоммерческих организаций. В сфере государственной гражданской и военной службы вопросы проведения служебных проверок и расследований, напротив, детально регулируются специальным законодательством, устанавливающим четкие процедуры и основания.

Таким образом, при отсутствии прямых общеотраслевых предписаний в ТК РФ, работодатель в коммерческом секторе вправе самостоятельно определять как формулировку («проверка», «расследование», «разбирательство»), так и конкретный порядок проведения подобных внутренних мероприятий. Эта свобода регламентирована Разделом VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда». Работодатель вправе закрепить в локальных нормативных актах, прежде всего в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), конкретные формулировки («проверка», «расследование», «разбирательство»), а также детальный порядок инициирования, проведения и оформления результатов таких внутренних мероприятий. Более того, работодатель может дифференцировать подход, устанавливая различные процедуры и термины для разных видов проверок или оснований их проведения.

С другой стороны, если же в трудовом законодательстве отсутствуют понятия проверок, то почему-бы в таком случае начальнику СБ не ограничиться докладной запиской директору о том, что Иванов, нехороший человек львам мяса не докладывает по норме, а за месяц накопил излишек на складе, который готовит вывезти за откат охране? Директор в ответ напишет резолюцию о том, что Иванова скормить львам, излишки оприходовать, охрану поощрить за бдительность, начальнику СБ – почёт и уважение.

Служебную проверку организуют, чтобы выяснить причины, обстоятельства и последствия выявленного нарушения или инцидента. Например, в случае ЧП, порчи имущества или нарушения трудовой дисциплины. Если расследуется дисциплинарный проступок, то проверка является одним из этапов процедуры привлечения сотрудника-нарушителя к ответственности. Из этого и будем исходить и, соответственно, в статье будет использован только термин «служебная проверка» (СП).

К сожалению, многие руководители СБ, до конца не избавившиеся от бремени погон, до конца не понимают не только целей проведения СП, но и того эффекта который может быть достигнут при коррекции внутренних процессов после грамотно проведенных служебных проверок.

Несколько лет назад я стал свидетелем ситуации в строительном холдинге: начальник службы безопасности публично отчитал сотрудников после инцидента на стройплощадке. Из-за сильного порыва ветра (довольно частого явления в южных регионах) упавшее дерево повредило электропровода и ограждение. Это обесточило площадку и создало угрозу для здоровья работников.

Вместо того чтобы незамедлительно организовать ограждение опасной зоны и инициировать служебное расследование, руководитель СБ потребовал от своих подчиненных немедленно заняться спиливанием дерева, восстановлением электроснабжения и ремонтом забора. Безусловно, сотрудники СБ часто выполняют широкий спектр задач, однако принуждение их к ликвидации последствий чужой халатности — вопиющее проявление управленческой некомпетентности. 

Как же должен был поступить грамотный руководитель службы безопасности? Ответ на этот вопрос станет ясен в заключительной части статьи.

Итак, служебная проверка проводится для решения нескольких важных задач:

Установление фактов: определить, что, где, когда, и при каких обстоятельствах произошло (несчастный случай, нарушение, недостача, дисциплинарный проступок и т.д.).

Выявление причин: проанализировать, почему произошел инцидент. Были ли это внешние факторы, ошибки персонала, сбой системы, недостатки в организации работы или злой умысел?

·              Определение степени ответственности: установить, кто конкретно виновен или несет ответственность за произошедшее (если применимо), и в какой мере.

·              Оценка ущерба: определить масштабы причиненного ущерба (материального, репутационного, морального) организации, сотрудникам или третьим лицам.

·              Предотвращение повторения: выявить слабые места в процессах, инструкциях, контроле или обучении, чтобы разработать меры по недопущению подобных ситуаций в будущем.

·              Принятие обоснованных решений: получить объективную основу для принятия кадровых, дисциплинарных, организационных или юридических решений (наложение взыскания, увольнение, возмещение ущерба, изменение инструкций, обращение в суд и т.д.).

·              Обеспечение объективности и справедливости: предоставить всем участникам инцидента возможность быть выслушанными, представить свою версию и доказательства, что способствует справедливому разрешению ситуации.

·              Защита интересов организации: документально зафиксировать ход событий и принятые меры, что может быть важно для защиты интересов компании перед контролирующими органами, судом или в спорах с сотрудниками.

·              Защита прав сотрудников: обеспечить соблюдение трудовых прав сотрудников, не допустить необоснованных обвинений или наказаний.

·              Поддержание дисциплины и порядка: продемонстрировать, что нарушения расследуются, а виновные несут ответственность, что способствует поддержанию дисциплины и корпоративной культуры.

Ключевая цель: получить полную, объективную и документально подтвержденную картину произошедшего инцидента для принятия законных, обоснованных и эффективных мер как в отношении участников инцидента, так и для улучшения работы организации в целом.

Служебные проверки может проводить любое, определенное внутренними нормативными актами организации, подразделение. Зачастую по вопросам нарушения внутренних распорядков это может быть как служба безопасности, так и кадровая служба организации. Иногда служебные разбирательства по техническим инцидентам проводятся инженерными службами. Но в таких случаях всегда возникает конфликт интересов. Служба безопасности как независимое подразделение позволяет более эффективно и профессионально проводить проверки и расследования по сравнению с другими службами, привлекая работников других служб в качестве экспертов. Однако в зависимости от политики и структуры конкретной организации решение о проведении служебных расследований может приниматься как руководством компании, так и соответствующими службами.

Чтобы определиться с тем, кто является инициатором проведения служебного расследования, в первую очередь необходимо определиться для чего это служебная проверка проводится. Для выявления и наказания виновных? Да, но это не является главной целью. Гораздо важнее ‑ выявить причины, обстоятельства и условия, повлекшие совершение должностного проступка, нарушения регламента или иных противоправных действий в отношении Организации.

Отправной точкой начала служебной проверки/расследования (СП) является подтверждённый инцидент. Это может быть сообщение о предполагаемом мошенничестве от службы взыскания, выявление какого-либо аномалии в деятельности работника или подразделения, а также сообщение руководителем линейного подразделения о подозрении на нарушение внутренних регламентов со стороны работника. Таким образом, линейные подразделения организации непосредственно не являются инициаторами проведения СП, но в свою очередь являются источниками информации о возможных нарушениях.

Основания для назначения СП:

·              мошеннические действия в отношении Организации, со стороны клиентов Организации и третьих лиц;

·              мошеннические действия в отношении Организации, со стороны Работников и партнеров Организации;

·              кражи, растраты или хищения имущества Организации;

·              инцидента информационной безопасности в рамках деятельности Организации;

·              разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну или персональные данные Работника/клиента Организации;

·              нарушения норм, регламентированных ВНД Организации, допущенных Работниками Организации;

·              утрата, уничтожение или повреждение имущества Организации;

·              выявление или получение информации, прямо или косвенно свидетельствующей о возможных фактах коррупции в Организации;

·              нарушения пропускного или внутреннего режима Организации;

·              противодействие техническим средствам охраны Организации;

·              вывод из строя или попытки вывода из строя систем охранно-пожарной сигнализации и пожаротушения, систем жизнеобеспечения Организации (электроснабжения, вентиляции, отопления, связи и т.д.);

·              в иных случаях, по которым не было принято решение о проведении служебного расследования в Организации в соответствии с нормами трудового законодательства.

Естественно, по каждой причине инициатором (заказчиком) проведения служебной проверки может быть любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями. Это может быть как руководитель вероятного виновника, так и иной работник организации.

Имея соответствующие полномочия, инициатор вправе обратиться к лицу уполномоченному назначать СП с соответствующим обращением. К обращению в обязательном порядке должен быть приложен Акт об обнаружении признаков дисциплинарного проступка (по форме организации), если у инициатора проверки есть основания полагать что у работника усматриваются признаки дисциплинарного проступка.

Назначать же проведение служебной проверки имеет право руководитель организации, либо, по его распоряжению, руководитель структурного подразделения, функцией которого и является проведение служебных проверок/расследований.

Что касается инцидентов, связанных с умышленным причинением имущественного вреда организации, то по этим основаниям инициатором и исполнителем однозначно будет выступать уполномоченное подразделение службы безопасности.

Так как результатом служебного расследования, помимо установленных причин инцидента, практически всегда бывает установление степени участия конкретного работника, то процесс проведения должен быть максимально формализован и основан исключительно на действующем законодательстве и принятых в организации, согласно ПВТР локальных нормативных актов.

Для этих целей в организации необходимо разработать и внедрить ряд локальных нормативных актов, начиная с разработки «Порядка проведения служебных проверок…» и заканчивая внесением изменений в различные положения и должностные инструкции.

Утвержденный генеральным директором организации Порядок проведения СП обязательно должен включать в себя следующие части:

— Исчерпывающие основания для назначения и проведения Служебной проверки;

— Порядок назначения Служебной проверки и ее участники;

— Права и обязанности лиц, участвующих в проверке;

— Требования к проведению Служебной проверки;

— Описание Заключения служебной проверки.

В качестве приложений к Порядку желательно добавить формы самого заключения служебной проверки и докладной о результатах СП с рекомендациями по применению дисциплинарного взыскания.

Полномочия по проведению служебных проверок должны быть отражены в положениях уполномоченных подразделений и должностных инструкциях исполнителей.

Обязанность предоставлять необходимую для служебных проверок информацию по запросу уполномоченных подразделений должна быть отражена в должностных обязанностях всех работников организации. В противном случае оснований для получения необходимых сведений у работника проводящего СП не будет.

Для целей привлечения к ответственности виновных работников в организации, помимо Порядка проведения СП, желательно разработать и Порядок привлечения работников организации к дисциплинарной ответственности. В котором определить правовые основания для вынесения дисциплинарных взысканий и рекомендации по действиям ответственных лиц после проведения СП.

Служебная проверка, как и любой иной вид расследований, помимо четких правовых основ и правил, должна иметь определенные временные рамки. Тем более что общий срок привлечения к дисциплинарной ответственности, согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, определен в один месяц со дня обнаружения проступка. В этот период не входит время болезни работника и пребывания его в отпуске. Для особых проступков этой же статьей ТК определены сроки от 6 месяцев до трех лет.

Естественно, для того чтобы были соблюдены сроки привлечения виновного к ответственности, срок служебного расследования должен быть реальным и позволять успеть провести все необходимые мероприятия. На практике, срок проведения СП в различных организациях варьируется от 7 до 14 дней. Нельзя забывать и о необходимости составления основного документа служебной проверки – Заключения. На его подготовку тоже необходимо выделять отдельное время уже после сбора всех необходимых данных. Рекомендуемые сроки – 10 рабочих дней на проведение проверки и 2 рабочих дня для составления заключения. В исключительных случаях, на основании ходатайства лица, проводящего проверку, руководитель, назначивший проведение СП, может увеличить срок проведения.

По окончании проведения СП и подготовки заключения, результаты утверждаются ответственным лицом, назначившим проведение проверки. Далее подготавливается Докладная записка на имя генерального директора организации с рекомендациями о наказании виновного лица, исходя из степени его вины и масштаба ущерба.

По завершении расследования принимаются различные решения в зависимости от выявленных фактов: от применения дисциплинарных мер до улучшения внутренних процессов и контроля.

На основании Докладной администрация организации принимает решение о привлечении, либо не привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Также руководством организации могут быть приняты решения, не связанные с привлечение к ответственности, в случаях если виновное лицо не установлено.

В РФ для наемных работников согласно 192 статьи Трудового кодекса существует три вида взыскания:

— Замечание — самое лёгкое наказание, которое назначается за проступки, не повлёкшие существенных последствий.

— Выговор — наказание за более серьёзный дисциплинарный проступок.

— Увольнение — это самое серьёзное наказание за трудовые нарушения. Основания для увольнения подробно прописаны в ст. 81 ТК РФ.

Стоит отметить, что согласно российскому законодательству, к наемным рабочим может применяться только простой «выговор», никаких «строгих выговоров» и «выговоров с предупреждением» отечественным трудовым законодательством не предусмотрено. Поэтому при принятии решении о виде взыскания к работнику, в первую очередь необходимо достоверно и объективно оценить серьёзность проступка.

После определения вида наказания администрацией, как правило — это подразделение кадрового администрирования, должен быть подготовлен приказ (распоряжение) о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. В течение трех рабочих дней работник должен поставить в нем подпись. Трехдневный срок может быть продлен на время отсутствия работника на рабочем месте по уважительной причине. Если же работник отказывается подписывать приказ, и/или давать объяснения в ходе СП, то составляется акт о отказе подписи. Акт составляется комиссией, в состав которой чаще всего входят представители кадровой службы и подразделения, ответственного за проведение служебной проверки.

Считается, что в 99% случаев виновный может быть установлен. А если переделать крылатую фразу Лазаря Моисеевича Кагановича: «У каждой аварии есть имя, фамилия и должность или отчество», т.е. у каждого инцидента есть виновник, то результатом служебной проверки считается установление виновного лица, степени его вины и масштаба ущерба. Но, как указывалось выше, основная цель — это получить полную объективную и документально подтвержденную картину произошедшего инцидента для принятия управленческих решений.

Но что делать, если виновного лица установить не удалось не по причине низкой квалификации проводящих расследование, а по причине наступления инцидента без участия работника организации или третьего лица? Из-за технического сбоя, например? Можно было бы посчитать результат служебной проверки нулевым.

Однако следует помнить: цель служебной проверки (СП) не сводится лишь к установлению вины и назначению мер ответственности. Не менее важная задача — выявление и устранение системных недоработок в организационных процессах. 

В приведенном примере инцидент возник из-за технического сбоя, не предусмотренного действующими инструкциями. Соответственно, отсутствовали и регламентированные меры по его предотвращению. 

Именно поэтому ключевой элемент заключения СП — рекомендации по корректировке соответствующих процессов и инструкций. При этом обязательно указываются сроки реализации изменений и ответственные лица. 

Таким образом, служебная проверка трансформируется в инструмент управления организацией и совершенствования ее внутренних механизмов. Это закономерно ставит вопрос: кто может инициировать СП проактивно, если отсутствует конкретный инцидент-триггер? 

В подобных ситуациях эффективно применение автоматизированных систем мониторинга, способных выявлять аномалии. Речь может идти как о PSIM-системах, так и о решениях для бизнес-анализа, подобных «Business Scanner». Обнаруженные отклонения — будь то аномальная нагрузка на сотрудника, скачки энергопотребления или иные параметры — становятся основанием для инициации проверки. В рамках СП можно будет проанализировать причины аномалии и разработать превентивные меры.

Как же должен был поступить грамотный руководитель службы безопасности (СБ) в описанном случае с падением дерева? Ответ очевиден: помимо немедленного обеспечения безопасности на объекте, необходимо было инициировать служебное расследование. Тем более, что в СБ имелись компетентные специалисты.

Кроме того, проверка позволила бы оценить:

Наличие регламентов по подготовке стройплощадок.

Порядок контроля и удаления зеленых насаждений на территории объекта.

Разграничение ответственности подразделений (например, за электрификацию).

Подобный анализ выявил бы десятки вопросов к организации процессов. Его итогом могла стать разработка конкретных мер: внесение изменений в регламенты и оптимизация подготовки площадок.

Однако руководитель СБ, находясь в приятельских отношениях с бенефициаром, не осознал в полной мере необходимости системных изменений. Следствием этого стала регулярность инцидентов на стройках холдинга.

В заключение необходимо отметить, что правильно организованные и подкрепленные локальными нормативными актами служебные проверки являются важным инструментом для обеспечения эффективности работы, соблюдения внутренних регламентов и повышения общей дисциплины в организации. Служебные проверки позволяют выявить слабые места в процессах, нарушениях и отклонениях от установленных стандартов, а также способствуют улучшению качества работы сотрудников и повышению уровня ответственности, снижают юридические риски для организации (споры в суде часто выигрываются благодаря грамотным актам) и формируют корпоративную культуру, где нарушения пресекаются системно. 

Для достижения максимальной эффективности служебных проверок необходимо тщательно планировать и регламентировать их проведение, определять чёткие критерии оценки и обеспечивать объективность и прозрачность процесса. Важно, чтобы результаты проверок не только фиксировали существующие проблемы, но и служили основой для разработки мер по их устранению и предотвращению в будущем.

Приложение. Примеры документов, используемых на этапах проведении служебных проверок и привлечения виновного работника к дисциплинарной ответственности.

Автор: Алексей Пименов, эксперт по безопасности, член Международной ассоциации корпоративной безопасности (ICSA)

* Данный материал опубликован в журнале © «Директор по безопасности», июль 28/2025